Assistant.e administratif.ve et appels d’offres

Assistante administrative et appels d’offres
Rattachement hiérarchique : Direction / Associés
Lieu : Nantes
Temps de travail : 35 heures hebdomadaires
Convention collective : Entreprises d’architecture
Effectif de l’agence : environ 10 salariés

L’Assistante administrative et appels d’offres assure le support administratif et organisationnel de l’agence et contribue directement à son activité de développement par la gestion et la coordination des candidatures, appels d’offres et concours.

Elle est la référente de l’agence pour la préparation administrative des consultations : analyse des dossiers, constitution des candidatures, coordination avec les équipes et partenaires, dépôt des dossiers et suivi des résultats.

Elle assure également les missions courantes d’administration, de facturation, de gestion documentaire et de support RH nécessaires au bon fonctionnement de l’agence.

1. MISSIONS ET RESPONSABILITÉS

A. Candidatures, appels d’offres 

• Analyser les règlements de consultation et les exigences à respecter.
• Constituer les dossiers administratifs de candidature (formulaires, mise en page des références, collecte des documents auprès des partenaires.
• Vérifier la conformité, la complétude et la cohérence des dossiers.
• Assurer le respect des délais et anticiper les échéances.
• Suivre les résultats des consultations et mettre à jour les outils de suivi.
• Maintenir une base de données actualisée des références, CV et pièces administratives.

B. Administration générale

• Assurer la gestion administrative courante de l’agence.
• Gérer les courriers, mails et communications administratives.
• Assurer l’accueil téléphonique.
• Assurer la gestion des fournitures et commandes.
• Organiser les déplacements et réservations ponctuelles.
• Assurer les relations courantes avec les fournisseurs et prestataires.

C. Facturation et comptabilité courante

En lien avec les associés et le cabinet comptable :

• Préparer et émettre les factures d’honoraires.
• Assurer le suivi des règlements et des relances clients.
• Suivre les factures fournisseurs.
• Préparer et transmettre les pièces comptables.
• Assurer le suivi des notes de frais.
• Préparer les éléments nécessaires à la clôture comptable.

D. Administration du personnel

• Assurer le suivi administratif des congés et absences.
• Préparer les éléments variables de paie.
• Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel.
• Préparer les dossiers d’embauche.
• Assurer l’interface administrative avec le cabinet comptable.