Assistante administrative et de gestion

Agence d’architecture à BIARD (86) – équipe de 7 personnes
Présentation du poste
Au sein d’une agence d’architecture à taille humaine composée de 7 personnes, l’assistant(e) administratif(ve) assure la gestion administrative courante de l’agence, le suivi comptable en lien avec l’expert-comptable ainsi que le suivi administratif des projets et des chantiers.
En lien direct avec la direction et les architectes de l’agence, la personne contribue au bon fonctionnement quotidien de la structure et à la bonne organisation administrative des projets.

• Missions principales :

1. Gestion comptable et financière courante
• Réception, contrôle et classement des factures fournisseurs
• Préparation des éléments pour la comptabilité
• Transmission régulière des pièces à l’expert-comptable
• Suivi des règlements fournisseurs
• Établissement et envoi des factures clients et situations d’honoraires
• Suivi des échéances et des règlements clients
• Relance des factures impayées
• Rapprochement et classement des justificatifs bancaires
• Suivi simple de la trésorerie et des dépenses de l’agence
• Préparation des éléments nécessaires aux déclarations comptables et fiscales, en lien avec l’expert-comptable
• Classement et archivage des documents comptables
• Gestion du tableau prévisionnel du chiffre d’affaires

2. Suivi administratif des projets et des chantiers
En appui des architectes chargés des projets :
• Création et tenue des dossiers administratifs par opération
• Mise à jour des coordonnées et informations des différents intervenants : maîtres d’ouvrage, entreprises, bureaux d’études, bureaux de contrôle, etc.
• Préparation et diffusion de documents administratifs liés aux chantiers
• Mise en forme et diffusion des comptes rendus de chantier préparés ou validés par les architectes
• Suivi administratif des marchés et contrats des entreprises
• Suivi des situations de travaux, factures et échéanciers
• Tenue de tableaux de suivi financier des opérations
• Classement des devis, ordres de service, avenants et situations de travaux
• Suivi administratif des pièces nécessaires à la réception des travaux et des dossiers de fin de chantier
• Relance des différents intervenants pour obtenir les documents manquants
• Déclaration assurance MAF

3. Secrétariat et fonctionnement courant de l’agence
• Gestion des appels téléphoniques et des courriels généraux
• Gestion et distribution du courrier
• Organisation de rendez-vous et réunions lorsque nécessaire
• Gestion des agendas lorsque nécessaire
• Rédaction et mise en forme de courriers et documents
• Classement et archivage numérique et papier
• Gestion des fournitures et commandes courantes
• Relations avec les prestataires de l’agence
• Mise à jour des fichiers contacts, fournisseurs et entreprises
• Participation à l’organisation générale et à la bonne circulation de l’information au sein de l’agence

4. Gestion administrative de l’agence
Selon l’expérience de la personne :
• Suivi des contrats d’assurance et abonnements
• Suivi administratif des contrats de travail et transmission des éléments au cabinet social
• Préparation des variables mensuelles de paie : congés, absences, titres-restaurant, etc.
• Suivi des congés et absences
• Classement des documents sociaux et administratifs
• Suivi des échéances administratives de l’agence

• 5. Candidatures et marchés publics
  En collaboration avec la direction et les architectes :
  • Veille et suivi des avis de marchés publics et consultations susceptibles d’intéresser l’agence
  • Téléchargement et organisation des dossiers de consultation (DCE)
  • Analyse des pièces administratives demandées et établissement d’une check-list des documents à fournir
  • Constitution et mise à jour des dossiers administratifs de candidature de l’agence
  • Préparation des formulaires et pièces administratives nécessaires aux candidatures (DC1, DC2, DC4 le cas échéant, attestations, assurances, références, moyens humains et matériels, etc.)
  • Coordination et collecte des pièces auprès des cotraitants et partenaires : bureaux d’études, économistes, paysagistes, acousticiens, etc.
  • Préparation des dossiers de candidature des groupements de maîtrise d’oeuvre
  • Mise à jour des références de l’agence, CV des collaborateurs, fiches projets et documents de présentation
  • Mise en forme et assemblage des dossiers de candidature, en lien avec les architectes pour les éléments techniques et méthodologiques
  • Vérification de la conformité et de la complétude des dossiers avant dépôt
  • Dépôt dématérialisé des candidatures et offres sur les plateformes de marchés publics, dans le respect des échéances

• Suivi des candidatures déposées, demandes de compléments, résultats et notifications
• Tenue d’un tableau de bord des consultations : échéances, partenaires, statut des candidatures et résultats
• Classement et archivage des dossiers de consultation et des candidatures

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• Profil recherché
  Formation en gestion, administration, comptabilité, avec idéalement une première expérience dans une agence d’architecture, un bureau d’études, une entreprise du bâtiment ou une structure de maîtrise d’oeuvre.
  La connaissance du fonctionnement administratif d’un chantier et du vocabulaire du bâtiment constitue un véritable atout.
  La volonté d’optimiser les taches administratives avec l’outil de l’Intelligence Artificielle (en cours de développement à l’agence) est bienvenue.
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  Compétences souhaitées : 
  • Bonne maîtrise de Word, Excel et Outlook ou outils équivalents
  • Maitrise de la facturation électronique et du logiciel CHORUS PRO
  • Aisance avec les tableaux de suivi et les chiffres
  • Bases solides en gestion et comptabilité courante
  • Excellente organisation des dossiers numériques
  • Qualités rédactionnelles et bonne orthographe
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
  • Aisance dans les échanges avec clients, entreprises et partenaires
  • La connaissance d’un logiciel de gestion/facturation d’agence d’architecture serait appréciée
   

Qualités personnelles
Pour une petite agence, le poste nécessite avant tout :
Rigueur – autonomie – sens de l’organisation – fiabilité – polyvalence – discrétion – sens du service – capacité à anticiper.
La personne recherchée apprécie le fonctionnement d’une petite équipe, sait identifier les priorités et peut travailler de manière autonome tout en échangeant régulièrement avec les architectes.

• Positionnement dans l'agence
  Rattachement : direction de l’agence (4 associés) 
• Relations internes : ensemble des architectes et collaborateurs 
• Relations externes : clients, entreprises, bureaux d’études, fournisseurs, expert-comptable, organismes administratifs et partenaires de l’agence.
  Type de poste : temps plein 35 ou 39h