Management de l'Agence / de son activité *
L'ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) en agence d'architecture
Type de formation
Formation professionnalisante (délivrance d'une attestation de formation)
Public
Cette formation s’adresse aux assistant(e)s administratif(ve)s de la maîtrise d’ouvrage, de la maîtrise d’œuvre (agence d’architecture, économiste de la construction) débutant(e)s ou peu expérimenté(e)s.
Elle est également accessible aux assistantes administratives en reconversion souhaitant s’orienter dans les métiers du bâtiment et de la construction.
Région
National
Les objectifs
L’objectif proposé est d’amener l’assistante à mettre en place des outils pour gagner en efficacité et en qualité en permettant une meilleure compréhension des attentes des architectes et de ses fonctions.
Le programme
Module : L'ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) en agence d'architecture
Jour 1 :
- La gestion du temps et des priorités
Identifier les différentes tâches à accomplir, la gestion du temps
- Le déroulement d’une opération de construction
La loi MOP, les différentes phases d’une opération
- Identifier les différents intervenants d’une opération de construction
Rôles des différents intervenants, qui fait quoi et pour qui
- Veille des marché publics
Mettre en place une organisation efficace, sélectionner les annonces
Jour 2 :
- Le dossier de candidature
Constituer l’équipe, identifier et remplir les documents à fournir et les compléter, déposer le dossier sur la plateforme de dématérialisation
- Les marchés "Entreprises"
Organiser les dossiers et créer les documents types
- La gestion financière
Intégrer la procédure du traitement financier, les états d’acomptes, les révisions ou revalorisations de prix, la retenue de garantie, la GAPD, le DGD
- La réception des travaux
Les documents administratifs : les EXE
Version 1 - Mai 2022
- Le Livret de formation imprimé et relié remis aux participants au début de la formation, il leur permet de prendre connaissances des thèmes abordés, de prendre des notes, ...
- Quelques affiches installées sur les murs de la salle accueillant les participants, elles rappellent les règles de fonctionnement pendant la durée de la formation, représentent les nouvelles connaissances afin d’en favoriser l’ancrage (loi MOP, organigramme des intervenants, ...).
- Projection vidéo : Powerpoint de présentation en support d’accompagnement des grands titres.
- Paper board, post-it et feutres.
Tous les détails
Contexte de la formation
Les architectes ont besoin dans leur équipe d’avoir un(e) assistant(e) dynamique, polyvalent(e), efficace, maîtrisant les différents aspects de leur métier et de leur environnement de travail.
Il est demandé de savoir réaliser un certain nombre de tâches qui sont le plus souvent apprises "sur le tas" :
- La gestion de l’agence,
- Le suivi des projets et opérations en cours,
- La veille et le suivi des appels publics à la concurrence,
- La connaissance du déroulement d’une opération de la faisabilité à la GPA,
- La gestion comptable et financière,
- L’accueil physique et téléphonique,
- Etc, ....
Etre multi tâches, polyvalent, réactif et curieux, ... autant de qualités nécessaires pour répondre aux besoins.
Cette maîtrise s’acquiert avec le temps, par la transmission faite entre assistant(e)s et entre les membres de l’agence et l’assistant(e).
Il existe quelques formations destinées aux assistantes. Les formateurs sont souvent des maîtres d’œuvre, architecte, OPC, ou des juristes, des comptables. Les éléments transmis sont bien évidemment importants mais il manque la réalité du quotidien de l’assistante :
l’aide à l’entreprise qui ne maîtrise pas Chorus,
la relation avec les co-traitants, lors du montage des dossiers de candidatures,
la gestion des stocks de l’agence, des fournitures de bureau,
l’intendance générale,
la relation fournisseurs, démarcheurs.
La gestion de la charge de travail, l’organisation d’une journée, d’une semaine, d’un mois, avec ses récurrences, ses dates butoirs, l’urgence, ...
Pré-requis
Exercer ou avoir exercé le métier d'assistant(e) administratif(ve).
Aisance relationnelle.
Polyvalence
labels
AFNOR Certification Conformité en Formation Professionnelle version 1
QUALIOPI
Modalités d'évaluation des acquis de la formation
Établissement d’une attestation de stage
Modalités d'évaluation de la qualité de la formation
Modalités pédagogiques :
Les formations se déroulent en présentiel ou en distanciel.
Un questionnaire pédagogique est envoyé avant la formation pour recueillir les besoins des stagiaires. Ce questionnaire est envoyé au formateur avant la formation afin qu'il s'adapte aux publics.
Les formations se clôturent par une évaluation à chaud de la satisfaction du stagiaire sur le déroulement de la formation, les activités proposées et l'atteinte des objectifs définis.
Une attestation de formation est délivrée à l'issue de la formation.
Accessibilité aux personnes handicapées : Contactez Céline GHERBI au 06 61 96 33 74 pour trouver une solution adaptée à votre situation.
Suite à l'identification d'un besoin d'adaptation de la formation à un handicap : le lieu, la durée, le déroulé, les supports pédagogiques pourront être adaptés.
Hébergement-transport-restauration :
Consultez notre site internet www.crepabfc.fr (rubrique contact).
Niveau de professionnalisation visé
Approfondissement (être capable d’appliquer les acquis de formation dans des situations similaires)
Organisme de formation
CREPA BOURGOGNE FRANCHE-COMTE
1 Boulevard de Brosses
21000 Dijon
France
Benoît BAZEROLLES, PRÉSIDENT
03.39.27.06.12
formation@crepabfc.fr
Partager