Ocube recherche un(e) assitant(e) adminitratif(ve)

Dans le cadre de son développement, l’agence d’architecture OCUBE basée à Lyon, recherche un profil de secrétaire, assistant(e) administratif(ve). Le poste correspond aux tâches suivantes :

Contrat à mi-temps.

Logiciels : Maîtrise Excel, Word, Outlook

Connaissances du vocabulaire du bâtiment/copropriété

Compétences :

Gestion des priorités, Organisation, Initiative, Bon relationnel, Autonomie, Esprit de synthèse, Dynamisme

Secrétariat courant :

Accueil téléphonique/physique et prise de messages

Distribution et envoi du courrier

Traitement des mails

Création de documents types

Classement/archivage des documents administratifs

Préparation des déplacements du gérant/collaborateurs

Gestion de nos plateformes de communication : site web, Instagram, Linkedin

Gestion :

Dépôt des chèques en banque

Gestion des fournitures et commandes

Gestion de la téléphonie, copieur, ménage, clés, alarmes ...

Règlement des factures fournisseurs / sous-traitants

Collecte de documents légaux sous-traitants (Urssaf, kbis, RIB, assurances)

Ressources humaines :

Suivi des dossiers salariés (médecine du travail, infos paie, mutuelle)

Suivi des congés/ arrêts maladie

En collaboration avec le comptable et le gérant :

Vérification et classement des pièces à comptabiliser

Envoi des infos paie

Envoi des documents pour déclaration des taxes et du bilan annuel

Suivi des affaires :

Préparation des documents administratifs relatifs aux appels d’offres

Vérification de l’avancement de la facturation des honoraires

Etablissement de propositions et notes d’honoraires

Suivi des règlements des honoraires et éventuelles relances

Suivi régulier des heures réalisées par les collaborateurs

Rédaction d’outils (fiche récapitulative par projet, compte-rendu…)

Nous sommes ouverts à la mise en place de nouveaux outils.