Quelle est la valeur des archives numériques format PDF généré ou du scan PDF signé ?

La loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique dispose qu’un fichier numérique est une preuve recevable au même titre que son équivalent papier.

Codifié et modifié par l’Ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations, l’article 1366 du code civil dispose que :

« L’écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »

L’archivage à valeur probante est celui qui permet de conserver électroniquement un document dématérialisé afin de garantir sa pérennité, sa sécurité, son intégrité.

Attention à ne pas confondre « sauvegarder » et « archiver »

L’entreprise qui sauvegarde régulièrement les données contenues dans les disques des serveurs doit pouvoir les récupérer en cas de défaillance ou de panne. Ces procédures sont indispensables pour assurer la continuité de l’activité mais elles ne remplacent pas une solution d’archivage, qui prévoit un recyclage périodique des données pour qu’elles soient toujours accessibles et lisibles. Pour être en conformité avec la loi, mais aussi pour des raisons de confidentialité, les entreprises peuvent être amenées à conserver certains documents stratégiques au sein d‘un espace sécurisé externalisé, appelé coffre-fort électronique[1].

Il existe également des solutions professionnelles pour accompagner la dématérialisation des documents et optimiser la gestion des bases documentaires parmi lesquels le SAE (Système d’Archivage Electronique des documents) et la GED (Gestion Electronique de Documents).

Attention en revanche à la signature manuscrite scannée : « bricolage » numérique !

La signature manuscrite scannée constitue seulement un commencement de preuve par écrit ; elle peut être contestable du fait de l’impossibilité d'identification du signataire, de l’impossibilité de prouver le consentement des obligations qui découlent du document.

Il est donc utile de conserver les éléments de preuve extrinsèques permettant de valider le consentement à signer. Par exemple, il est conseillé d’envoyer l’acte avec la signature scannée de la boîte du signataire à son destinataire, en demandant un accusé réception par email.

Article 1367 du code civil :

« La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte.

Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assuré et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. »

Sur le plan juridique, la signature électronique a la même valeur qu'une signature papier, sous réserve donc de l'utilisation « d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache ». La signature électronique est admissible comme preuve devant tout tribunal.

[1] Service hautement sécurisé pour archiver facilement l’ensemble de ses fichiers numériques sensibles (documents administratifs, factures, relevés, contrats, etc.).