L’ORDRE DES ARCHITECTES DE NOUVELLE-AQUITAINE RECHERCHE UN(E) : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) & TECHNIQUE

L’ORDRE DES ARCHITECTES DE NOUVELLE-AQUITAINE, RECHERCHE

UN(E) : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) & TECHNIQUE - CHARGÉ(E) DU TABLEAU//ASSURANCES A POITIERS (86000).

_ Pour accompagner la mise en œuvre pratique des missions régaliennes de l’Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine, soutenir l’action des conseillers et des collaborateurs de l’Ordre au quotidien, Assurer un rôle central de secrétariat technique et d'assistance administrative pour le suivi des dossiers architectes, la gestion des assurances. Apporter un service aux architectes et participer à la protection du titre d’architecte._

VOS MISSIONS SERONT :

En tant qu'Assistant(e) administratif(ve) et technique, vous assurerez le suivi rigoureux des inscriptions, des assurances. Vous serez le point d’entrée principal pour les professionnels et garantirez la bonne application des procédures administratives et réglementaires.

_ La gestion du Tableau de l’Ordre : _

• Accueil (physique et) téléphonique des futurs inscrits
• Constitution et suivi administratif rigoureux des dossiers d’inscription architectes et sociétés (réception et contrôle des pièces justificatives obligatoires, demande de pièces complémentaires)
• Traitement des demandes de radiation, de transfert, de modification
• Traitement des prestations de services des architectes étrangers,
• Validation des décisions entérinées lors du Conseil, (Procès-verbaux et courriers)
• Gestion de la boite mail du Tableau
• Désignation des parrains/marraines des nouveaux inscrits (envoi courriers)
• Numérisation des photos des nouveaux inscrits (pour l’Archipride)
• Classement des dossiers après le Conseil (inscriptions, modifications, transferts…)
• Modification quotidienne du Tableau de l’Ordre (coordonnées, modes d’exercice…)

La gestion et le contrôle des assurances :

• Contrôle annuel des assurances des architectes (tout mode d’exercice) et sociétés
• Suivi des relances assurances,
• Traitement des décisions prises en conseil et bureau,
• Désignation des architectes gestionnaires et envoi des dossiers,
• Contrôle et suivi des assurances après chaque conseil,

Suppléante sur la gestion et le contrôle de la formation continue des architectes en l’absence de la chargée formation :

• Accompagner et conseiller les architectes sur leur plan de formation et leur déclaration à effectuer
• Participer au comité de doctrine national (futur progiciel)
• Mise en œuvre du protocole national (contrôle de la formation)
• Assurer une veille réglementaire continue sur la formation des architectes

_ Suppléante du Pôle de Poitiers en l’absence de la référente :_

• Accueil physique et téléphonique
• Soutien aux élus du Pôle dans l’organisation d’évènements ou de réunions (inscriptions, visio, comptes-rendus, courriers…)
• Suivi logistique des évènements et réunions organisés par les élus du Pôle (intendance, cadeaux de remerciements pour intervenants…)
• Coordination du planning des salles des locaux avec la MA de Poitiers
• Assurer la logistique des locaux (livraisons, gestion des stocks, classement et archivage…)
• Assurer l’accueil des formations en lien avec les organismes de formation
• Suivi de l’entretien quotidien et des travaux du Pôle

_ Le soutien aux actions de communication et d’évènements : _

• Participation à l’organisation d’évènements annuels et exceptionnels (Archipride, Rencontres d’Architecture en Mouvement, After-archi…)

VOUS COLLABOREREZ AVEC SEPT PERSONNES :

A Bordeaux :

• le délégué général : Coordination de l’équipe, relations institutionnelles
• la chargée de missions comptabilité & RH : gestion financière, comptable et sociale, ressources humaines, communication
• la responsable communication & innovation : responsable du plan de communication et suivi de mise en œuvre, évènementiel, veille et innovation
• l’assistante administrative : assure le secrétariat général de l’ordre
• A Limoges :
• les deux juristes : conseils juridiques, suivi et veille juridique, gestion du précontentieux entre architectes et maitres d’ouvrage, gestion du précontentieux et contentieux disciplinaire, du port du titre et du tableau (visa des statuts des sociétés d’architecture, traitement des problématiques juridiques du tableau)
• A Poitiers :
• la chargée de missions commande publique et formation : suivi de la commande publique, , suivi des procédures de redressement et liquidation judiciaires, commissions consultatives départementales, contrôle de la formation continue des architectes, gestion des demandes de formations des élus et des salariés de l’ordre, gestion du tableau et des assurances en binôme avec la personne chargée du tableau

PROFIL RECHERCHÉ :

_ Savoir-faire :_

• Compétences en secrétariat technique et administratif
• Maîtrise de la gestion documentaire et des procédures de suivi de dossiers
• Assurer la confidentialité des sujets traités
• Connaitre et maitrise l’informatique (Pack Microsoft) et internet
• Être en mesure d’accueillir du public et des architectes, les fournisseurs, planifier les rendez-vous.
• Savoir rédiger et mettre en forme des courriers
• Savoir faire des comptes rendus
• Capacité à suivre des procédures
• Connaissance et maîtrise des règles et procédures institutionnelles
• Connaissance des textes de référence
• Connaissance du Règlement Intérieur de l’Ordre des Architectes
• Maîtrise de l’outil Tableau
• Connaissance des pièces justificatives nécessaires à la tenue du tableau selon le mode d’inscription, de modification, de transfert, de radiation au Tableau
• Savoir contrôler des travaux réalisés
• Savoir respecter des délais
• Savoir chercher une information dans un contrat et pouvoir le négocier

Savoirs transverses :

• Accueil et écoute du public
• Collaboration en équipe
• Outils bureautiques
• Analyser les demandes

Savoir être :

• Méthodologie et rigueur
• Discrétion
• Adaptabilité
• Autonomie
• Réactivité
• Polyvalence
• Sens de la diplomatie
• Sens de l’organisation
• Avoir le sens de l’écoute et de la communication
• Capacité à prendre des initiatives

_ Niveau de formation :_

• Bac secrétariat technique ou équivalent

_ Expérience exigée :_

• Idéalement une expérience de 3 à 5 ans sur le même type de poste ou équivalent

_ Poste basé au pôle de l’Ordre à Poitiers – 1 rue de la Tranchée _

• Déplacements rares
• CDI de 35h/semaine
• Rémunération : de 32 141,20 € brut annuel selon profil et convention collective y compris 13ème mois mensualisé

_ Début du contrat : avril 2025_

Ce poste est idéal pour une personne organisée, rigoureuse et souhaitant évoluer dans un environnement institutionnel dynamique.

Lettre de motivation et CV à adresser à : Mme Virginie Gravière, Présidente du Conseil régional de l’Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine au 308 avenue Thiers 33100 Bordeaux ou par mail (idéalement) à : accueil@ordre-architectes-na.org et j.dupuy@ordre-architectes-na.org »

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 32 141,20€ par an

Horaires :

• Du lundi au vendredi
• Période de travail de 8 Heures
• Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date limite de candidature : 30/03/2025

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 32 141,00€ par an

Horaires :

• Du lundi au vendredi
• Période de travail de 8 Heures
• Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date limite de candidature : 30/03/2025
Date de début prévue : 14/04/2025