Assistant(e) administratif et gestion H/F // BASE PARIS

BASE Paris, agence d'une quarantaine de jeunes et dynamiques collaborateurs paysagistes et urbanistes recrute un Assistant Administratif Polyvalent (H/F) avec 2 à 3 ans minimum d’expériences, pour nous accompagner dans la gestion de l’agence, la communication inter-agence et la vie administrative et comptable des projets.

Assistance administrative :

• Participation active à la vie d’agence, aux réunions
• Assurer et suivre les échanges avec les prestataires de service
• Aide à la gestion des stocks de fournitures : achats de fournitures de bureau, livres, produits d’entretien et nourriture pour la vie d’agence
• Aide à la gestion des déplacements : réservations billets de train, avion, hébergement…

• Gérer les demandes quotidiennes des salariés

   

Aide Comptabilité :

• Éditer et gérer les factures clients
• Faire le suivi de situations de chantier
• Gérer les marchés de travaux, OS, avenants des travaux, états financiers des chantiers
• Gérer les contrats clients
• Suivre les notes d’honoraires accompagnées des tableaux de répartition entre cotraitants
• Déposer les factures sur la plateforme CHORUS et valider les factures des cotraitants,
• Gérer et mettre à jour les tableaux de bord (marchés à bons de commande, suivi facturation, etc…)
• Suivre les règlements et traiter les dossiers de relances et recouvrements clients
• Effectuer la saisie des écritures comptables dans notre logiciel de comptabilité EBP
• Suivre et traiter les factures fournisseurs
• Suivre et traiter les notes de frais

• Suivre les dossiers administratifs de l'activité en relation avec le service comptabilité

   

Aide Communication :

• Aider à la gestion et la mise à jour des documents relatifs à la communication et aux candidatures : création de fiches de références, CV, book, tableau de contacts internes/externes, revue de projet…
• Développer les outils de communication inter-agence

Liste des tâches non exhaustive...

Profil recherché :

- Formation : Bac+2 ou Bac+3 (BTS, DUT) Assistant(e) de Manager/Assistant(e) de Gestion

- Expériences : 3 ans minimum d’expérience à ce poste et dans le domaine du Paysage/Urbanisme/Architecture

- Compétences : Parfaite maîtrise du Pack office (Excel, Word), de la suite Adobe et de la plateforme CHORUS. Vous maitrisez tout le processus de comptabilité dans le domaine du BTP (situations de chantier, marchés de travaux, OS, facturation…)

Contrat : CDD et salaire à définir selon niveau d'expériences

Poste à pourvoir immédiatement

Contact : Merci de nous faire parvenir votre candidature [CV pdf + LM pdf ou dans le corps du texte] par email sur job@baseland.fr avec pour objet : "réponse offre Paris – Assistant Administratif (H/F) - Prénom NOM".