Assitant administratif

L'agence d'architecture ACTE 3 (http://acte3.net) recherche un(e) assistant(e) administratif(ve).

Le poste est à pourvoir immédiatement à Paris (75012) en CDI à mi-temps.
L'agence est principalement tournée dans les projets d'aménagements d'ERP. Elle intervient également sur des projets d'aménagement des collectivités.
Vous serez intégré(e) à une équipe de 4 architectes associés et 3 collaborateurs. Vous travaillerez dans nos locaux à Paris 12ème en étroite collaboration avec les architectes associés de l'agence.

Vous serez en charge :

- Administration :
• gestion administrative courante de l'agence
• gestion du courrier, des courriels et des appels téléphoniques
• Projets en cours : ordres de services - certificats de paiement entreprises – doe
• Déclaration et paiements des cotisations URSAFF, MAF, Ordre des architectes, etc...
• Gestion des fournitures (stockage et commandes),
• Commande de matériel, négociation et suivi des contrats (photocopieuse, informatique...)
• Appui aux candidatures AO (Veille et synthèse, constitution d'équipe, constitution des dossiers, transmission, mise à jour des dossiers administratifs, techniques et présentation des projets)
• Rédactions de contrats, devis et proposition de missions, envoi et signature
• Rédaction de courriers divers
• Organisation des déplacements (réservations trains, avions, hôtels, locations de voiture)
• Candidature
• Veille concours
• Mise au point des offres : notices archi - tableau répartition honoraires – planning
• Montage dossiers
• Envoi dématérialisé

- Comptabilité :
• Tableau avancement des projets selon phases
• Préparation et suivi des notes d'honoraires
• Suivi des facturations, encaissements et relances
• Suivi des factures et paiements des sous-traitants et des co-traitants
• Tenir à jour le tableau de trésorerie, de suivi des frais, du compte bancaire (débits et crédits) ...
• Echange et traitement des éléments de comptabilités avec le cabinet comptable externe 

- RH :
• Préparation des documents liés à l'arrivée ou au départ des collaborateurs ou de stagiaires (contrats, mutuelle, solde de tout compte...),
• Liaison avec la Médecine du Travail
• Suivi des congés ou absences pour transmission au comptable

Qualités requises :
- Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment le pack Office, outils numériques (ordinateurs, tablettes, vidéo-projecteur), l'agenda électronique, internet, outils de gestion et de bureautique.
- Capacité à travailler en équipe
- Rigueur
- Autonomie
- Dynamisme

Vous avez un bon sens de l'organisation, le goût du travail en équipe, un bon rédactionnel et une orthographe sûre. Vous maitrisez Word et Excel (InDesign serait un plus).

Une expérience professionnelle préalable en agence (architecture ou paysage) est indispensable.

Envoyez votre CV à l'adresse courriel suivante : job@acte3.net