Assistante administrative - secrétaire

Agence d'architecture d'intérieur toulousaine cherche un(e) secrétaire, confirmé(e) et expérimenté(e).

La charge de travail est répartie en 2 temps : un sur  l'agence d'architecture et un 2ème sur l'association PRIVART Collections dont M. Jean-Pierre DUMONT est le président.

Le travail à effectuer consiste à (liste non exhaustive) : 

Agence D : 

- Accueillir physiquement les clients

- Gérer des mails, appels et des courriers entrants et sortants

- Gestion administrative de l'Agence D : 

→ Déclaration de la TVA tous les mois,

→ Etablissement des contrats et factures d'honoraires

→ Mise à jour des tableaux EXCEL de l'agence 

→ Etc.

- Gérer administrative des chantiers : 

→ Etablissement des appels d'offres, marchés, ordres de services

→ Établissement des PV d réunions, réception...

→ Vérification et établissement des certificats de paiements

→ Suivis et organisations des réunions.

- Gérer l'agenda du dirigeant (rendez-vous, réunions, déplacements, .)

PRIVART Collections : 

- Suivi et mise à jour du site-web de l'agence PRIVART Collections 

- Organiser des réunions et préparation des documents nécessaires.

- Gérer les dépôts et envois des documents administratifs.

- Gestion des mails et action à suivre.

- Gestion évènementielle des projets de l'association

o Etablir les campagnes de paiement en ligne pour les différents évènements

o Faire le bilan des réservations

o Envoyer les newsletters

o Etc.. 

- Etablir le suivi des opérations bancaire pour le Trésorier

- Suivi et mise à jour du site-web de l'association 

- Etc.

Ce poste est un CDI à temps plein (39heures), avec 2 mois de période d'essai. Maitrise du pack office exigée.

A pourvoir immédiatement.