Secrétaire administratif / administrative

Agence d'architecture, située à CLICHY-SOUS-BOIS (93), cherche un(e) secrétaire administrative H/F 

Activité principale de l'entreprise : Conception architecturale et réalisations de Concessions Automobiles et des crèches.

Descriptif du poste :

- Savoir lancer et/ou répondre à un appel d'offre
- Réaliser un suivi d'activité, de dossiers techniques
- Saisie de courriers, prise de rendez-vous, rédaction de documents
- Organiser les rendez-vous, déplacements et planning de la Direction, organisation de séminaires,  
- Concevoir et rédiger des courriers, documents, notes de service, affichages légales, rapports 
- Gestion des messages électroniques ou téléphoniques, classement et archivage des dossiers,
- Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour des contrats, VGP, assurance, véhicules )
- Établir les commandes de matériels, fournitures, consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Accueillir les clients, fournisseurs, entreprises partenaires, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
- Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement du courrier et la gestion des mails de l'agence
- Mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
- Organise les déplacements des salariés et/ou de la direction
- Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes
- Rechercher les Appels d'Offres de Maitrise d'œuvre et établir les dossiers de candidature à ceux-ci
- Sous contrôle de la direction et du chef d'agence, élaborer et fournir les dossiers projets au service marketing
- Gérer le parc automobile de l'agence
- Réaliser un suivi budgétaire des chantiers
- Réaliser des recherches documentaires
- Effectuer le suivi des DGD, attestation de paiement

Expérience dans le bâtiment souhaitée